การจัดสำนักงานอัตโนมัติ
Office Automation : OA

                  หมายถึง การใช้เครื่องผ่อนแรง ใน สำนักงานต่าง ๆ เพื่อ ทำงานให้ลุล่วง ได้ รวดเร็วขึ้น ด้วยความ ถูกต้อง และ มี ประสิทธิภาพ หรือ ปรับปรุงการทำงานของธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ

                  ที่มา ( ประวัติ )
                           กระบวนการ วิวัฒนาการ ของมนุษย์ ด้านการเกษตร และ อุตสาหกรรม ได้รับประโยชน์โดยตรง จาก การใช้เครื่องผ่อนแรง ที่มี วิวัฒนาการอย่างต่อเนื่อง
                           เครื่องจักร และ เครื่องกลไกต่าง ๆ ช่วยปรับปรุงการผลิต ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ๆ ทำให้ มนุษย์ได้ใช้ ผลิตภัณฑ์ ที่มีคุณภาพ และ ราคาถูก คุณภาพชีวิต จึงดีขึ้น
                           เพราะผลผลิตทางเกษตรกรรม และ อุตสาหกรรม ลดต้นทุนการผลิตได้จากการใช้เครื่องผ่อนแรงดังกล่าว ประยุกต์มาถึง คอมพิวเตอร์ ที่เป็นส่วนหนึ่งของบทบาทการลดต้นทุนการผลิต เหล่านั้น

                  การวางแผน และ ผู้วางแผน การนำระบบ คอมพิวเตอร์ มาใช้ในการลดต้นทุน
                           ปกติการกระทำกระบวนนี้ อยู่ในสำนักงานที่มีเครื่องปรับอากาศ ผู้วางแผน เป็นบุคคลระดับบริหาร และ นักวิชาการ รวมถึง เสมียน อุทิศ ความคิด และ แรงกาย ให้แก่ การวางระบบ แต่ ( ลืมคิดถึงว่า ) อุปกรณ์ เครื่องใช้ที่มีอยู่นั้น ไร้ประสิทธิภาพ

                  การตื่นตัว ทาง OA  มีสาเหตุ ดังนี้
                           1. ค่าใช้จ่ายในสำนักงานต่าง ๆ เพิ่มสูงขึ้น ( เป็นค่าจ้าง และ ค่าสวัสดิการบุคคล ที่เพิ่ม เฉลี่ย 15 % ต่อปี ) ทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้น
                           2. บุคลากรในสำนักงาน มีอัตราเพิ่ม มากกว่า คนงานในโรงงาน หรือ พื้นที่เกษตร ทั่วไป
                           3. การรวบรวม ข่าวสาร หรือ ข้อมูล กระทำได้ช้า เพราะ อุปกรณ์ / เครื่องใช้ ในสำนักงาน ไม่อำนวย
                           4. ประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน เป็น ปฏิภาคผกผัน ต่อ อัตราขยายตัวทางธุรกิจ
                           5. วิวัฒนาการของ คอมพิวเตอร์ เปิดโอกาสให้มีการใช้งานในสำนักงาน ได้ง่ายขึ้น

                  คอมพิวเตอร์ ในสำนักงาน
                           คอมพิวเตอร์ ในสมัยแรก ๆ ถูกใช้ในวงจำกัด คือ ถูกจัดเป็น ศูนย์ คอมพิวเตอร์ ที่มีหน้าที่ รวบรวมข้อมูลเพื่อการประมวลผล เท่านั้น เป็น ระบบ ที่เรียกว่า Data Processing Center หรือ ศูนย์ประมวลข้อมูล หรือ ศูนย์ประมวลผลข้อมูล
                           เมื่อระบบ คอมพิวเตอร์ แพร่หลายมากขึ้น จำนวน คอมพิวเตอร์ ในแต่ละองค์กร หรือ หน่วยงาน มีจำนวนเพิ่มขึ้น เกิดความจำเป็น ที่จะต้องเชื่อมโยงระบบ คอมพิวเตอร์เหล่านั้นเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ รับ – ส่ง ข้อมูล จากระบบหนึ่ง ไปยัง อีกระบบหนึ่ง
                           โชคดี หรือ เป็นจังหวะเหมาะพอดี หรืออะไรก็แล้วแต่ เทคโนโลยีทางด้าน โทรคมนาคม ได้ก้าวหน้าอย่างสูงสุด การเชื่อมโยงระบบ คอมพิวเตอร์ จึงกระทำได้ง่าย โดยใช้สายเคเบิล เชื่อมโยงระบบที่อยู่ไม่ไกลเกินไปนัก และใช้ สายโทรศัพท์ ระหว่างระบบที่อยู่ห่างไกลออกไป แต่ ปัจจุบัน ปรากฏว่า มีการเชื่อมโยงด้วยระบบไร้สาย เกิดขึ้นแล้ว
                           เมื่อระบบข้อมูล สามารถกระจายไปสู่หน่วยงานย่อย ใน ต่างสถานที่ บุคลากรทุกระดับในสำนักงาน มีโอกาส สัมผัส ระบบคอมพิวเตอร์ โดยตรง ผู้บริหาร มีโอกาส สอบถามข้อมูล ได้ด้วยตนเอง นักวิชาการ / นักวางแผน สามารถเรียกข้อมูลจากศูนย์คอมพิวเตอร์ มาสู่ สำนักงานของตน เพื่อใช้ประโยชน์ในการวางแผนขั้นต่อไป

                  คอมพิวเตอร์ คือ อะไร ?
                            คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ ชนิดหนึ่ง ที่มีหน้าที่ทำงานแทนคน ในด้านการประมวลผลข้อมูล โดยอัตโนมัติ ตามลำดับคำสั่งที่เรียกว่า โปรแกรม

                  การบริหารสำนักงาน
                             “เอกสาร” เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของ สำนักงาน คุณค่าของข้อความในเอกสาร จะมี มาก หรือ น้อย ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ

                  ส่วนประกอบในเอกสาร
                             - ข้อความ
                             - ข้อมูล
                             - รูปภาพ

                         เอกสาร ถูกส่งต่อให้ผู้รับ เพื่อผลประโยชน์ในการสื่อสาร

                   วัฏจักรของเอกสาร
                             - ถูกผลิต
                             - ถูกพิมพ์
                             - ถูกตรวจทาน
                             - ถูกลงนาม ( อนุมัติให้ส่งต่อไปยังผู้รับ )
                             - ถูกอ่านเพื่อความเข้าใจ
                             - ถูกเก็บในแฟ้ม หรือ ถูกทำลายเมื่อหมดประโยชน์
                      เปรียบเทียบกับโรงงานอุตสาหกรรม
                             - วัตถุดิบ
                             - ผ่านระบบเครื่องจักรกล
                             - ประกอบชิ้นส่วน เป็น ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป เพื่อการจำหน่าย

                     นักวิชาการลงความเห็นว่า
                             เมื่อ ผลิตสินค้าได้ด้วยระบบเครื่องจักรที่ใช้คอมพิวเตอร์ ย่อมจะ ผลิต ระบบเอกสาร ในสำนักงาน ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ได้

                     ระบบการผลิตในโรงงาน
                              มีการค้นคว้า เพื่อเป้าหมายของการเพิ่มผลผลิต เช่น การใช้ระบบ คอมพิวเตอร์ ในรูปแบบของ ROBOT

                     ระบบบริหารในสำนักงาน
                              ยังคงสภาพของสำนักงาน เมื่อ 30 – 40 ปีก่อน ที่ เอกสารถูกสร้างขึ้นจากเครื่องพิมพ์ดีด แล้ว ถูกส่งจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกโต๊ะหนึ่ง อย่างเชื่องช้า และ ไร้ประสิทธิภาพ

                      จุดอ่อนของระบบเอกสาร
                              - การพิมพ์
                              - การส่ง
                              - การเก็บ

                          เพราะฉะนั้น สรุปได้ว่า

                              การเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน ต้องเริ่มต้นจาก การจัดระบบเอกสาร ( เป็นลำดับแรก ) โดยจัดโครงสร้างที่ง่ายต่อการควบคุม จากการวางระบบมาตรฐานในสำนักงาน ทำให้สามารถควบคุม คุณภาพของเอกสาร และ การจัดเก็บได้ในภายหลัง
                              ระบบเอกสารที่มีคุณภาพแล้ว จะนำไปสู่ Office Automation ที่สมบูรณ์ได้
                              ระบบเอกสาร อาจถูกจัดระบบโดย Word Processing แล้วให้ คอมพิวเตอร์ ช่วยจัดเรียงเอกสารที่ง่ายต่อการเรียกใช้ แก้ไข ดัดแปลง เก็บ ได้ ครั้งแล้วครั้งเล่า เป็นการลดแรงงานที่ต้องพิมพ์ซ้ำซาก ได

                         หลักการของสำนักงานอัตโนมัติ

                              หลักด้านปรัชญา
                                     1. การควบคุมท่าที
                                          - สำนักงานเป็นสถาบันมนุษย์
                                          - มนุษย์เป็นผู้ควบคุมระบบสำนักงาน ( อัตโนมัติ / ไม่อัตโนมัติ )
                                          - ท่าที และ ความรู้สึก เป็นตัวควบคุมมนุษย์อีกต่อหนึ่ง
                                          - ท่าทีของฝ่ายบริหาร ( จึง ) มีความสำคัญมาก


                                     2. ความกลัว และ การต่อต้าน
                                          - ความกลัว ทำให้เกิด การต่อต้าน
                                          - การสื่อสารประชาสัมพันธ์ที่ถูกต้อง เปิดเผย และ บ่อยครั้ง จะช่วยขจัดความกลัวของผู้ไม่รู้ ได้

                                     3. การฝึกอบรมช่วยให้เกิดความสำเร็จ
                                          - การอบรมที่ไม่เหมาะสม ย่อมไม่ได้รับผลตอบแทนที่คุ้มกับการลงทุน
                                          - คนที่ถูกเปลี่ยนไปทำงานอื่น ต้องได้รับการฝึกอบรมเรื่องใหม่ด้วย

                              หลักการด้านเทคโนโลยี
                                     1. การจัดสำนักงานอัตโนมัติ เป็นงานยาก และมีเรื่องต้องทำมากมาย
                                          - ฮาร์ดแวร์และ ซอฟท์แวร์ เป็นตัวเปลี่ยนรูปโฉมการปฏิบัติงานขององค์กร
                                          - ความล้มเหลวเกิดจากการใช้เครื่องมือไม่ถูกหลักเกณฑ์
                                          - ความสำเร็จเกิดจากความรู้ทางปฏิบัติ และ การใช้ความพยายามอย่างฉลาด
                                          - ทุนก้อนใหญ่ คือ วินัย มิใช่ เทคโนโลยี
                                          - การผูกมัดตนเองของผู้ใช้ เป็นสิ่งจำเป็น


                                     2. เทคนิคที่วิกฤตที่สุด คือ Network
                                          - OA ที่ไม่ทำอะไรเลย จะทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
                                          - การแยก Word Processor เป็นตัว ๆ จะทำให้พัฒนาข่ายสื่อสารยากขึ้น และเสี่ยงต่อการล้าสมัย
                                          - ระบบ LAN : Local Area Network ที่อยู่นอกแนวทางของเทคโนโลยีหลัก ทำให้ ค่าใช้จ่ายสูง และ ไม่อาจใช้เครื่องมือรุ่นใหม่ ๆ ได้


                                     3. ผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่าเดิม ถูกวางตลาดอย่างต่อเนื่อง
                                          - อาจรอคอยไม่ได้
                                          - ทางเลือกอาจเน้นที่ผลตอบแทนในระยะสั้น เพื่อที่จะไม่ล้าสมัยไปกับเครื่องมือที่ใช้อย
ู่

                              หลักการด้านการจัดการ
                                     1. หลักการอยู่รอด เป็นเรื่องสำคัญ

                                     2. ผลผลิตที่ดีขึ้น ได้มาจากการจัดการที่ดีขึ้น
                                          - เริ่มจากฝ่ายจัดการ
                                          - สิ่งที่ต้องถูกปรับปรุง มิใช่คณะบุคคล แต่เป็น กระบานการจัดการ

                                     3. การวางแผนที่ดี ทำให้ได้รับความร่วมมือ ไปสู่ความสำเร็จของ OA
                                          - ความต้องการเป็นหน่วยงานประเภทใด
                                          - วัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
                                          - ตลาด เป็นอย่างไร
                                          - เป้าหมายระยะยาว และ แผนงานให้บรรลุเป้าหมายนั้น
                                          - การลงทุนทางด้านใดจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้


                                     4. เทคโนโลยีด้านสารสนเทศในการจัดการ
                                          - คุณค่าของการใช้ สารสนเทศ ต่าง ๆ

                                     5. การวิเคราะห์ระบบ
                                          - ช่วยค้นหาวิธีการที่เหมาะสมที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมาย
                                          - งานต่าง ๆ เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ( โดยส่วนรวม )
                                          - ชี้แนะว่า ที่ใดบ้าง ควรใช้ระบบอัตโนมัติ
                                          - คู่มือระเบียบปฏิบัติ เป็นเครื่องมือของหน่วยงาน ที่ขายความคิดเรื่อง OA แก่พนักงาน ให้เข้าใจได้ ( เป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์ ที่มีราคาแพง )

                              คุณประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
                                     1. เพิ่มกำไร โดย OA ช่วยสร้าง ข้อความ และ ข้อมูล ที่ถูกต้อง และรวดเร็วยิ่งขึ้น
                                     2. ประหยัดแรงงาน โดย OA ช่วยสร้าง จัดเรียง จัดเก็บ เอกสาร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
                                     3. ได้เปรียบคู่แข่งในเชิงพาณิชย์ ยืนหยัดในธุรกิจได้
                                     4. เพิ่มคุณภาพงาน ให้แก่พนักงานทุกระดับ
                                     5. เพิ่มประสิทธิภาพของสำนักงาน ลดค่าใช้จ่ายของสำนักงาน
                                     6. การขยายขอบเขตบริการ ทำได้อย่างทั่วถึง นำไปสู่ ระบบ OA ที่สมบูรณ์แบบได

                              อุปสรรคของ OA
                                     1. ราคาของอุปกรณ์ OA สูง
                                     2. การหาจุดคุ้มทุน สำหรับระบบ OA เป็นเรื่องยาก
                                     3. การต่อต้านจากผู้ที่จะต้องเปลี่ยนนิสัยการทำงาน มาสู่ระบบ OA
                                     4. ระบบความปลอดภัยของเอกสารยังไม่สมบูรณ์
                                     5. ยังไม่เป็นความคิดที่แพร่หลาย

                              อุปกรณ์ ในระบบ OA ประกอบด้วย
                                     - Data Communication
                                     - Voice Communication
                                     - Computer Output Microfilm
                                     - Graphic
                                     - Telex
                                     - Tele – conference
                                     - Electronic Mail
                                     - Electronic Filing
                                     - Photo Composition
                                     - Dictation
                                     - Optical Reader
                                     - Copier
                                     - Facsimile
                                     - Word Processor
                                     - Data Processor

                              โครงสร้างองค์การสำนักงาน ( The Office Organization Structure )
                                     หมายถึง การจัดรูปแบบของความสัมพันธ์ ระหว่าง ตำแหน่งต่างๆ กับ ผู้ดำรงตำแหน่ง ต่าง ๆ ในสำนักงาน

                              แบบโครงสร้างองค์การ ที่นิยมใช้
                                     1. โครงสร้างองค์การแบบงานหลัก ( The Line Organization )
                                     2. โครงสร้างองค์การแบบ งานหลัก และ งานปรึกษา ( Line and Staff Organization )

                               แบบงานหลัก
                                     จัดความสัมพันธ์ของอำนาจหน้าที่ ให้มีระดับการบังคับบัญชา จากระดับ สูงสุด ลดหลั่นทางดิ่ง ถึง ระดับต่ำสุด
เหมาะสมต่อ สำนักงาน ขนาดเล็ก ที่มีระดับการบังคับบัญชา 1 หรือ 2 ชั้น กล่าวคือ ( เช่น )
                                     - มีผู้จัดการสำนักงานเพียงคนเดียว หรือ มีผู้รับผิดชอบต่องานสำนักงาน เพียงผู้เดียว
                                     - พนักงานทั้งหมดขึ้นตรงต่อผู้จัดการ


                               ข้อดี
                                     - ลักษณะโครงสร้าง ง่ายต่อการเข้าใจ
                                     - สายการบังคับบัญชาเด่นชัด
                                     - อำนาจหน้าที่ และ ความรับผิดชอบ ปรากฏเด่นชัด
                                     - การติดต่อกระทำได้รวดเร็ว
                                     - สะดวกต่อการควบคุม


                               ข้อเสีย
                                     - ขาดการทำงานตามลักษณะเฉพาะอย่าง
                                     - เจ้าหน้าที่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
                                     - ผู้บังคับบัญชาต้องรับภาระมาก ต้องมีความรู้-ความสามารถ ในงานทุกอย่าง

                                แบบงานหลัก และ งานที่ปรึกษา
                                     จัดโครงสร้าง แบบ งานหลัก และ งานที่ปรึกษา รวมกัน โดย หน่วยงานที่ปรึกษา มีหน้าที่เกี่ยวกับ
                                             - ศึกษาค้นคว้า ( วิจัย / วิเคราะห์ ข้อมูล )
                                             - ให้คำแนะนำ ( แก่ หน่วยงานหลักอื่น ๆ และ ผู้จัดการ )
                                             - ให้บริการ
                                             - แก้ปัญหาต่าง ๆ ให้แก่หน่วยงานหลัก

                                     เหมาะสมกับ สำนักงาน ขนาดกลาง และ ขนาดใหญ่ โดยที่ หน่วยงานที่ปรึกษา อาจเกิดได้ทุกระดับ ของการจัดการ

                                 
ข้อด
                                     - หน่วยงานหลัก มีหน้าที่ และ ระเบียบปฏิบัติเฉพาะอย่าง
                                     - หน่วยงานหลัก มีความชำนาญ และ แย่งงานกันทำ
                                     - โครงสร้าง มีความอ่อนตัว
                                     - กิจกรรมต่าง ๆ เพิ่ม หรือ ลด ได้ตามความเหมาะสม
                                     - แบ่งเบาภาระผู้บริหาร
                                     - การประสานงานดีขึ้น หมดปัญหาการขาดคำแนะนำ

                                  ข้อเสีย
                                     - ผู้จัดการหน่วยงานหลัก มักจะไม่สนใจ ต่อ คำแนะนำ จากหน่วยงานที่ปรึกษา
                                     - หน่วยงานหลัก ไม่สนใจข้อมูล ที่ หน่วยงานที่ปรึกษา เสนอให้
                                     - ผู้จัดการหน่วยงานที่ปรึกษา ไม่เสนอความคิดเห็น และการ ตัดสินใจ ให้แก่หน่วยงานหลัก
                                     - การไม่ร่วมมือกัน ระหว่าง ผู้จัดการหน่วยงาน ทำให้ เกิดความสับสน ต่อการตัดสินใจ และการปฏิบัติงาน ของ ผู้ปฏิบัต

                                 รูปแบบการจัดองค์การ สำนักงาน
                                     ประเด็นที่ต้องพิจารณา
                                             - ส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงาน
                                             - ส่วนที่เกี่ยวข้องกับ การบริการ ต่อ ฝ่ายอื่น ๆ

                                      รูปแบบการจัด ฯ แตกต่างกันตามความเหมาะสม และลักษณะงานของแต่ละกิจการ ดังนี้
                                             1. การจัดในรูปบริการสำนักงาน ( Office Services Arrangement )
                                             2. การจัดในรูป ระบบ และ ขบวนการปฏิบัติงาน ( The System and Procedure Arrangement )
                                             3. การจัดในรูปบริการการบริหาร ( The Administrative Services Arrangement )
                                             4. การจัดองค์การ บริการ การบริหาร ไว้เป็นที่ปรึกษา ( The Top Staff Administrative Services Arrangement )

                                  หน้าที่ / งาน ขององค์การ รูปแบบต่าง ๆ
                                       แบบที่ 1 งานบริการสำนักงาน
                                             - จุดหมาย และ รายงาน
                                             - ไปรษณีย์ และ ติดต่อสื่อสาร
                                             - การบันทึก จัดทำสำเนา และ จัดเก็บเอกสาร

                                       แต่ละแผนก รับผิดชอบงานบริการเหล่านั้น เป็น การจัดงานบริการสำนักงาน แบบ งานหลัก ( Line Agency ) ซึ่ง จัดโครงสร้างงานบริการ 2 แบบ
                                             - รวมอำนาจ ( Centralization )
                                             - กระจายอำนาจ ( Decentralization )

                                       แบบที่ 2 ระบบ และ ขบวนการปฏิบัติงาน
                                             - ออกแบบ วิธี และ ขบวนการปฏิบัติงาน
                                             - ออกแบบ ระบบสำนักงาน เพื่อพิจารณา

                                       1. ใช้วิธีปฏิบัติที่เหมาะสมต่อสำนักงาน
                                       2. ให้งานสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด
                                             - วิเคราะห์ และ จัด โปรแกรมคอมพิวเตอร์
                                             - วิเคราะห์ / แนะนำ อุปกรณ์สำนักงาน
                                             - กำหนดมาตรฐานของสำนักงาน
                                             - ศึกษา / หา วิธีการทำงานที่ง่ายกว่า
                                             - ศึกษา เวลา และ การเคลื่อนไหวในการทำงาน

                                        แต่ละแผนก รับผิดชอบการจัดรูประบบ และ ขบวนการปฏิบัติงาน

                                       แบบที่ 3 บริการ การบริหาร
                                             - ความรับผิดชอบทั่วไปของ ฝ่ายบริการการบริหาร
                                             - วิเคราะห์ข้อมูล
                                             - วิเคราะห์ / วางแผน เกี่ยวกับ ระบบ ขบวนการ และ วิธี ปฏิบัติ
                                             - การทำงานของอุปกรณ์สำนักงาน
                                             - บริการสำนักงานต่าง ๆ

                                       แบบที่ 4 คล้ายแบบที่ 3 แต่หน่วยบริการการบริหารเป็นหน่วยงานที่ปรึกษา
                                             - วิเคราะห์ระบบ และ ขบวนการปฏิบัติ ขององค์การทั้งหมด
                                             
- ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่องค์การ

                                       สรุป
                                             การจัดแบบโครงสร้าง ฯ ขึ้นอยู่กับ
                                                 - ลักษณะของงานในองค์การหนึ่ง ๆ

                                                 - ทัศนคติ ของผู้บริหารสูงสุด ต่องานหนังสือ ( ธุรการ )

                                                 - ปริมาณพนักงานสำนักงาน

                                                 - ความสัมพันธ์ ระหว่าง งานสำนักงาน กับ งานอื่น ๆ




ขอเชิญติชม
กลับหน้าแรก